RISK MANAGEMENT UNITARIO

L’esperienza del Gruppo KOS, una delle più importanti realtà private in ambito sanitario: dove l’Audit interno è un meccanismo fisiologico e il rischio mappato non è solo quello in corsia

 

Intervista a Laura Spennagallo, Direttore Risk Management e Internal Audit presso il Gruppo KOS

“Il rischio in sanità non si esaurisce nell’erogazione delle cure ma è intrinseco di ogni aspetto della gestione sanitaria: clinica e organizzativa”.

Laura Spennagallo lavora in KOS^[1] da oltre dieci anni e, a partire dal 2010, è la direttrice del Risk Management dell’intero Gruppo sanitario che gestisce 7900 posti letto divisi tra Gran Bretagna, India e 83 strutture presenti in 11 regioni italiane. Le cure erogate spaziano dalla residenzialità per anziani, nella quale Kos è il primo operatore in Italia, alla Long Term Care, dalla riabilitazione psichiatrica ai servizi di diagnosi, medicina nucleare e radioterapia.

“Sia le dimensioni che la diffusione geografica del Gruppo ci hanno spinti, fin dal 2010, a creare una metodologia che permettesse di mantenere alto ed omogeneo il livello della prevenzione e della gestione del rischio in ogni singola struttura. Ciò che ci caratterizza, perciò, è l’aver sviluppato delle procedure di sicurezza che potessero essere utilizzate da oltre 6400 dipendenti, uno strumento di mappatura del rischio che ne verificasse l’applicazione ed un’unica direzione di Risk Management che riunisse, in due team di lavoro, la gestione del rischio sia dal punto di vista clinico che negli ambiti legati alla gestione e all’organizzazione sanitaria. Per ogni area i rischi sono valutati su 4 livelli di gravità e probabilità e, sulla base di questa mappatura, si identificano i processi sensibili e si definisce un calendario di implementazione e verifica. Abbiamo, così, la possibilità di mettere a fattore comune ogni miglioramento, condividendo le analisi e le più efficaci misure di calmierazione del rischio con ogni singola struttura del Gruppo”.

“Come è emerso positivamente anche nel recente confronto con le metodologie di mappatura della Mutua Sham, l’attenzione al rischio nell’ambito gestionale e la sua integrazione con il Risk Management sanitario-assistenziale, in una visione unitaria è un’altra particolarità del Gruppo: dal percorso e dalla conservazione del farmaco alla verifica dei curricula sanitari, dalla gestione dei rifiuti speciali alla verifica dei profili assicurativi dei singoli professionisti, sono molti gli aspetti amministrativi e le prassi organizzative che rientrano nell’ambito della gestione del rischio”.

“Dopo 8 anni di lavoro abbiamo recentemente rinnovato l’impianto di mappatura stilando un elenco di 109 rischi che si applicano uniformemente alle varie aree di attività e che sono stati delineati attraverso capillari interviste ai responsabili e professionisti dei diversi ambiti lavorativi”.

“Lo strumento principe di implementazione e verifica di questo meccanismo di prevenzione è l’Audit interno, un processo che KOS ha trasformato in un’attività fisiologica: ogni anno, infatti, si svolge in 35 strutture e sedi amministrative scelte a rotazione. Un nostro team si reca in loco e dedica 3-4 giorni alle interviste e all’analisi di procedure e documentazioni, per poi stilare un report segnalando in maniera sintetica, ma visivamente efficace, gli esiti non conformi agli standard del Gruppo con i suggerimenti per migliorare. E ciò avviene sia per l’analisi del rischio clinico che, indipendentemente, per quello gestionale”.

“Il continuo scambio di informazioni tra realtà locali e direzione centrale permette di individuare velocemente quali, tra le procedure sensibili per il rischio, rivelano statisticamente una tendenza a deviare dallo standard, aiutandoci a intervenire anche preventivamente nel correggere la tendenza”.

“L’Audit, infine, è uno strumento molto efficace per integrare le strutture appena acquisite dal Gruppo, riorganizzando e armonizzando le loro procedure interne”.

“È evidente che, al fine di mantenere un simile meccanismo su un grande numero di realtà e ambiti sanitari, alcuni elementi emergono dalla nostra esperienza come fondamentali. Da una parte una stretta relazione tra documentazioni, procedure e criteri di mappatura impiegati nell’Audit, in modo tale che esista una diretta corrispondenza tra le procedure stesse e lo strumento impiegato per verificarne l’implementazione. Dall’altra è fondamentale trasmettere ad oltre 6mila dipendenti la conoscenza e l’importanza delle procedure. Per questo gli Audit vengono fatti in loco, assieme alle persone che lavorano; per questo è essenziale far capire che le procedure richieste per la gestione del rischio non sono meri adempimenti aziendali, ma azioni con uno scopo ben preciso. È comunicando la ragione delle procedure di sicurezza – e le conseguenze che possono nascere dalla loro non conformità – che ogni singolo professionista sanitario diventa un alleato delle politiche di gestione del rischio”.

 

Laura Spennagallo – Risk Management e Internal Audit

Dal 1996 al 2007 ha lavorato in KPMG Advisory contribuendo allo sviluppo della Business Unit Sanità. Ha maturato nel periodo esperienza nel settore sanitario e socio-sanitario sviluppando progetti per strutture sanitarie e socio-assistenziali, pubbliche e private, e progetti ai diversi livelli istituzionali (Comuni, Regioni e Ministero). In precedenza, ha partecipato a commissioni tecniche con i maggiori esponenti del mondo dell’assistenza ad anziani, cronici e malati terminali ed è stata Project Manager, per l’area anziani e disabili, del Progetto Mattoni del Sistema Sanitario Nazionale del Ministero della Salute. Si è laureata in Economia Aziendale presso l’Università Bocconi di Milano nel 1996.

 

^[1] Il Gruppo KOS è presente in 11 regioni italiane e due stati esteri, per un totale di oltre 7900 posti letto. Kos gestisce 83 strutture in Italia di cui: 50 residenze per anziani; 14 centri di riabilitazione; 12 comunità terapeutiche psichiatriche e 5 cliniche psichiatriche; 2 ospedali. KOS, inoltre, è attivo con 24 centri ambulatoriali di riabilitazione e diagnostica e 27 sedi di service per diagnostica e terapia (di cui 8 in Italia, 14 in India e 2 in UK). Sono oltre 7400 i collaboratori di cui 6400 dipendenti del gruppo. Il Gruppo KOS è il primo operatore nazionale in termini di posti letto riservati a pazienti in stato vegetativo sia in fase riabilitativa sia nella fase della cronicità, gestisce il parco tecnologico di due dei più grandi ospedali europei dedicati all’oncologia, in Italia, e con oltre 4500 posti letto detiene il maggior numero di posti letto dedicati all’assistenza anziani. Kos ha attivato una delle prime forme di sperimentazione in Italia di gestione di un ospedale pubblico da parte di una società privata, l’Ospedale di Suzzara.